Rückblick in die Zukunft

Was läuft gut? Was läuft nicht so gut? Was lernen wir daraus? Was können wir verbessern? Das sind die Kernfragen, die uns in einer Retrospektive beschäftigen. Im Grunde ist „Retrospektive“ nur ein kompliziertes Wort für: Wir schauen als Team gemeinsam in die Vergangenheit und versuchen, daraus für die Zukunft zu lernen. Eine Retro (die Kurzform für Retrospektive) ist also ein regelmäßiges Treffen aller Teammitglieder an einem Ort für Offenheit, Ehrlichkeit und Kritikfähigkeit, an dem jeder seine persönlichen Anliegen aussprechen kann und soll.

Bei einer Retro geht es nicht um To-Dos oder Projektaufgaben, sondern darum, die Zusammenarbeit im Team zu verbessern und Prozesse zu optimieren. Eine solche regelmäßige Besprechung gibt den Teammitgliedern den nötigen Raum, um angenehme, aber auch unangenehme, zwischenmenschliche Themen anzusprechen. Es soll kein Frust angesammelt, sondern im offenen Austausch an konkreten Lösungen gearbeitet werden, um sich als Team voran zu bringen.

Grundsätzlich passen Retros besonders gut in ein agiles Umfeld. Also in Strukturen, die mithilfe von regelmäßigen Iterationen Prozesse und Produkte verbessern. Arbeitet ein Team mit der Scrum-Methode, gibt es nach jedem Sprint eine Sprint-Retrospektive, in der diskutiert wird, wie gut das Team bereits zusammengearbeitet hat und wo es noch Verbesserungsbedarf gibt. Auch zum Abschluss eines Projekts bietet sich eine Retro an, um gemeinsam mit dem Kunden wertvolles Feedback zur Zusammenarbeit zu sammeln und Maßnahmen zur Verbesserung zu beschließen.

Gerade in der aktuellen Lage mit Homeoffice und unzähligen Remote-Meetings ist das zwischenmenschliche Miteinander so wichtig. Außerdem erfinden wir uns gerade neu, viel ist im Umbruch. Da ist es besonders wichtig, unsere neuen Konzepte und Ideen regelmäßig zu prüfen. Aber auch unsere Erfolge im Team zu feiern. Eine Retro ist der passende Raum dafür.

Wir möchten uns gerne als Gesamtteam weiterentwickeln und bringen somit alle bei den regelmäßigen Retros zusammen. So kommen wir mit allen Teammitgliedern ins Gespräch und es kommen alle wichtigen Themen auf den Tisch. Dafür gibt es unzählige Formate, wie z.B. „Start, Stop, Continue“ oder „Like, Lacked, Learned“. Wir nutzen „Well, not so well, New“. Wir fragen uns also: Was läuft gut? Was läuft nicht so gut? Welche neuen Ideen gibt es?

Im Detail läuft es dann so ab:

#1 Einstieg:
Die Besprechung startet ganz locker mit einem „Hallo“ an alle und einem kleinen Impuls zum Einstieg. Das ist besonders Remote wichtig, damit wir alle zusammen sind. Außerdem wird noch der Fahrplan für die Retro vorgestellt.

#2 Ideen sichtbar machen:
Im nächsten Schritt notiert jeder die Probleme, Ideen oder auch Positives, womit er sich aktuell beschäftigt. Mithilfe des Online-Tools Whimsical, das vereinfacht ein digitales Whiteboard abbildet, funktioniert das auch problemlos im Homeoffice. Jeder erstellt für sich kleine Karten mit seinen Themen darauf und pinnt sie an den jeweiligen Unterpunkt: 
 1. Das läuft gut
 2. Das läuft nicht so gut
 3. Das sind meine neuen Ideen

#3 Ideen teilen:
Danach bekommt jedes Teammitglied Zeit, um seine Punkte nochmal ausführlich den anderen zu erklären. Je nach Dringlichkeit erarbeitet das gesamte Team im Anschluss eine Prioritätenliste. Welches Problem wird als erstes angegangen?

#4 Maßnahmen definieren:
In dieser Phase wird es konkret. Jetzt wird beschlossen, welche Maßnahmen uns letztendlich zum Ziel führen. Hierbei sollte dringend darauf geachtet werden, dass die Maßnahmen den Ursprung des Problems bekämpfen und nicht zu reinen Symptombekämpfung dienen. Bestenfalls entsteht sogar ein Zeitplan, wann welche Maßnahme ergriffen wird.

#5 Rückblick auf die Retro:
Zum Abschluss gehört natürlich eine Feedback-Runde dazu. Hat euch die Retro gefallen? Können wir noch etwas am Ablauf verbessern? Mit welchen Gefühlen geht ihr jetzt aus diesem Termin? Wem möchtet ihr mal „Danke“ sagen? War die Retrospektive erfolgreich, dann können im Anschluss alle Teammitglieder mit neuer Energie die definierten Maßnahmen angehen, um bis zur nächsten Retro bereits einige Probleme aus der Welt zu schaffen oder neue Ideen anzugehen.

Auch für Retros ist die Toollandschaft unendlich groß. Wir haben uns für Whimsical und Microsoft Teams entschieden, vor allem aus dem Grund, dass wir diese Tools bereits vorher im Einsatz hatten und kennen. Die beiden Tools in Kombination ermöglichen uns einen offenen Austausch in einer Videokonferenz mit gemeinsamem Whiteboard, was sich fast anfühlt, als wären wir alle im selben Raum.

Das Format der Retro hilft uns als Team und Agentur zu wachsen. Es funktioniert super als Mittel zur Gesamtweiterentwicklung, aber: Je größer der Umfang, desto mehr Themen kommen auf den Tisch und desto schwieriger wird es, diese zu priorisieren und konkrete Lösungen zu finden. Denn alleine das Sammeln und Clustern der vielen verschiedenen Anliegen hat bereits viel Zeit in Anspruch genommen. Das liegt einerseits daran, dass sich vieles mit der Zeit aufgestaut hat, aber andererseits auch daran, dass bestimmte Themen zwar wichtig sind, aber nicht alle Mitarbeiter betreffen. Solche Themen gab es bei uns zum Beispiel im Bereich Entwicklung. Unsere Lösung: Das Team Entwicklung plant einen Anschlusstermin in dem die spezielleren Probleme und Ideen besprochen werden.

Gerade deswegen ist es sinnvoll, einen neutralen Moderator zu haben. Bei uns hat Flo diese Aufgabe aber super gemeistert. Auch wenn er vielleicht lieber selbst mitdiskutiert hätte, verstand er es, die richtigen Fragen zu stellen und uns an der einen oder anderen Stelle auszubremsen.

1. Manche Themen brauchen ihre eigene Retro:
   Bestes Beispiel dafür ist unser Entwicklerteam. Das hat jetzt zusätzlich ein eigenes Format für interne Themen.
2. Themen im Vorfeld besser vorbereiten:
   Da es unsere erste Retro war, haben wir einen ganzen Haufen Themen mitgebracht. Um früher in die Priosierung und Lösungsfindung zu starten, müssen wir das nächste Mal die Themen im Vorfeld besser vorbereiten. Unsere Devise: Nicht sammeln, damit gesammelt wurde. Wenn ein Thema wirklich wichtig ist, dann findet es seinen Weg in die Retro, egal ob in die heutige, oder eben in die nächste.
3. Den Moderator ablösen:
   Wir wollen auch anderen Teammitgliedern die Möglichkeit geben, sich als Moderator zu versuchen und damit auch immer frischen Wind reinzubringen. Außerdem können wir nur so sicher gehen, dass jeder mitdiskutieren kann und gehört wird.

• bei Projekt-Meilensteinen 
• zum Abschluss eines Projekts
• in kleineren Teams, wie zum Beispiel in der Entwicklung
• Zur Selbstreflexion: In solch einem Format kann jeder für sich selbst feststellen, was einem wichtig ist und wie man damit vorankommt. Man darf auch gerne stolz sein auf das, was man bereits geschafft hat und dankbar sein für jede Hilfe, die man bis dahin erhalten hat.

Hier ein paar hilfreiche Links:

• funretrospectives.com
• t3n.de/news
• whimsical.com