Warum wir uns einmal im Jahr einsperren

Dieses Jahr führte uns die Strategiewoche nach Mayrhofen in Österreich, eine kleine Gemeinde im Zillertal, die vor allem als Skifahrerort bekannt ist. Frühere Reisen gingen schon nach Hamburg, Barcelona, Budapest und ganz oft nach Österreich. Immer im Gepäck: MacBooks, Moderationskarten, ein mobiles Flipchart und ein paar Flaschen guter Wein.

Als Location suchen wir uns meistens eine großzügige Ferienwohnung über Airbnb, in der wir uns ausbreiten können. Heuer haben wir uns für ein schickes Loft im modernen Alpen-Style mit Blick in die Bergwelt entschieden. Doch während die meisten Besucher zum Wandern, Bergsteigen oder Radfahren hierher kommen, haben wir vom Frühstück bis spät in die Nacht Dinge auf den Prüfstand gestellt, diskutiert, Ideen entwickelt, Strategien entworfen, wieder verworfen, Gutes gefeiert und noch nicht Perfektes immer weiter ausgefeilt.

Wichtigstes Prinzip: Abstand zum Tagesgeschäft, nicht über Kunden oder Projekte sprechen! Der Fokus liegt auf der strategischen Weiterentwicklung der Agentur und unseres Teams.

Über das ganze Jahr hinweg führen wir eine (lange) Liste von Themen, die nicht sofort im normalen Agenturalltag gelöst werden können, sondern die wir mit auf unsere Reise nehmen. Nach der Ankunft priorisieren wir und entscheiden, welche Themen den höchsten Geschäftswert haben und am schnellsten zu positiven Änderungen führen. Die Agenda für die nächsten Tage: Positionierung, Projektmanagement, Personalentwicklung.

Was wir für Kunden regelmäßig entwickeln, darf auch bei uns nicht zu kurz kommen. Wie schaffen wir positive Unterscheidungsmerkmale zu unseren Wettbewerbern? Welche potentiellen Kunden sind unsere Zielgruppe? Welche Leistungen und Produkte wollen wir anbieten? Was sind unsere Stärken?

Unsere Positionierungsaussage (die wir vor vier Jahren in einer Strategiewoche entwickelt haben) lautet:

Wir fragen uns: Wo stehen wir? Ist unsere Positionierung schon bei allen „angekommen“?

Schnell sind einige Probleme identifiziert: Mehrere unserer Leistungen sind nicht „digital“. Bei der Entwicklung von Corporate Designs und klassischen Print-Projekten denken wir noch nicht konsequent für digitale Kanäle mit. Können wir nicht jedem Kunden im Rahmen der Entwicklung eines Corporate Designs ein Online Brand Portal, also eine digitale Plattform zur Verwaltung seines Erscheinungsbildes an die Hand geben? Können wir!

Anstelle eines gedruckten oder als PDF abgelegten CD-Manuals stellen wir zukünftig sämtliche Gestaltungsrichtlinien und Assets (z.B. das Firmenlogo in verschiedenen Dateiformaten, Vorlagen für verschiedene Medien usw.) online zur Verfügung. Die Plattform ist immer aktuell und kann auch von Dritten (z.B. Werbetechniker, Druckereien) mit einem Zugang eingesehen werden.

Doch auch die dort dargestellten Medien und Formate sollen von unserem „Digital First"-Ansatz profitieren: In Zukunft wird der Marke in der digitalen Welt der größte Stellenwert eingeräumt, also sind Themen wie Logo-Animationen, Sound-Logos, Social Media Guidelines, Video-Einblendungen und Designsysteme oder Pattern Libraries (Musterbibliotheken, die alle Elemente eines komplexen Web-Projekts und ihr Verhalten dokumentieren) elementare Bestandteile unserer Corporate Designs.

Auch bei Web-Projekten wird es Zeit für eine Innovation: Über unsere neue Methode zur kontinuierlichen Weiterentwicklung von Website-Projekten, die regelmäßige Relaunches überflüssig macht, berichten wir bald in einem weiteren Blog-Beitrag.

Unser Team ist in den letzten Jahren stark gewachsen: innerhalb von vier Jahren von fünf auf 14 Personen. Der wachsenden Komplexität in allen Bereichen sind wir durch übergeordnetes Projektmanagement, eine zweite Führungsebene und die Verteilung der Aufgaben anhand einzelner Disziplinen (Konzept, Design, Entwicklung) begegnet.

Bislang gibt es bei uns drei Projektleiter, die sich um die Kundenkommunikation und die erfolgreiche Abwicklung unserer Projekte kümmern. Sie sorgen dafür, dass ein Projekt „läuft“ und im Rahmen des Budgets zur richtigen Zeit die gewünschte Qualität hat.

Die Entscheidung war richtig, aber Agilität und Flexibilität sind hier ein Stück weit zu kurz gekommen. Projektlaufzeiten haben sich dadurch verlängert und die Kommunikation innerhalb des Teams und zum Kunden ist aufwändiger geworden.

Um diese Herausforderung zu lösen, haben wir uns an unsere Startup-Zeit zurück erinnert. In einem kleinen Team, das alle nötigen Fähigkeiten mitbringt, konnten wir auch umfangreiche Projekte erfolgreich meistern. In kurzer Zeit und mit geringem Abstimmungsaufwand.

Um diese Effekte für uns zu nutzen, wird es zukünftig wieder feste Projekt-Teams geben: kleine, schlagkräftige Einheiten, die eigenverantwortlich auch komplexe Projekte steuern und zum Erfolg führen können. Dazu besteht jedes Team aus einem Berater und Konzepter, einem Designer und einem oder mehreren Entwicklern. Mit direktem und flexiblem Kundenkontakt.

Durch die Aufteilung vieler parallel laufender Projekte auf kleinere Teams wird Multitasking vermieden. Die Teams organisieren sich selbst mittels der agilen Kanban-Methode, die einen klaren Fokus auf wenige Projekte setzt und Engpässe sichtbar macht. Projektlaufzeiten können dadurch drastisch reduziert werden und Abstimmungen werden einfacher.

Ein agenturweiter Projektmanager überblickt alle laufenden Projekte und überwacht die Erreichung der Meilensteine. Er verantwortet auch die Verteilung neuer Projekte in die passenden Teams. In weiteren Workshops mit dem gesamten Team haben wir im Nachgang die Teamkonstellationen und die Skill-Level der einzelnen Teams erarbeitet.

Auch unseren Support-Prozess konnten wir umfassend überarbeiten. Zu diesem Thema schreiben wir in Kürze noch ausführlich in einem weiteren Beitrag.

Auch hier lohnt es sich, jedes Jahr einen Blick auf die Fähigkeiten des Teams und einzelner Mitarbeiter zu werfen. In welchen Bereichen müssen wir Know-how aufbauen? Wo gibt es Engpässe? Welche Skills werden in Zukunft wichtig sein, vor allem mit Blick auf die fortschreitende Digitalisierung?

Im Team haben wir einen Workshop organisiert, bei dem jedes Team-Mitglied seine Stärken und Schwerpunkt-Fähigkeiten herausarbeitet und Themenfelder benennt, in denen er/sie weiterkommen und etwas dazulernen möchte. Manche dieser Weiterbildungen können innerhalb des Teams organisiert werden, in dem junge von erfahrenen Mitarbeitern lernen. Für manche Themen bieten wir unseren monatlichen Freaky Friday oder externe Weiterbildungen an.

Diese Ist- und Soll-Fähigkeiten lassen sich mit der Positionierung unserer Agentur abgleichen: Was bieten wir unseren Kunden heute und in Zukunft?

Mitarbeiter, die bisher isoliert für Print zuständig waren, werden sich verstärkt mit Design für digitale Medien beschäftigen. Leistungen wie Photographie und Film möchten wir weiter ausbauen, da sie einen wichtigen Beitrag für die Content-Strategie unserer Kunden leisten können. Das gleiche gilt für die Redaktion und Erstellung von Textinhalten. Im Bereich Strategie werden wir unsere Leistungstiefe weiter erhöhen und für unsere Kunden neue Formate und Beratungsansätze entwickeln, um die Digitalisierung in den Unternehmen weiter voranzutreiben.

Nach vier Tagen geht unsere Auszeit vom Alltag zu Ende. Von der Bergwelt haben wir nicht viel gesehen. Die Wanderstiefel und Fahrräder haben wir stehen lassen. Anstrengend war es trotzdem: Mehrere Tage hochkonzentrierte Arbeit, Diskussion und Lösungsfindung.

Arbeit – nicht in der Agentur, sondern an der Agentur. Gut investierte Zeit.