Digitalisierung des Vertriebs per iPad-App

Vom Verkaufsgespräch bis zur Montage sollen die Prozesse vereinfacht und beschleunigt werden. 

Die Arbeitsschritte sollen besser organisiert und untereinander abgestimmt werden, so dass auch die interne Kommunikation profitiert. Die Produktion soll beschleunigt werden. Durch die Digitalisierung möchte sich das Unternehmen zudem langfristig die Wettbewerbsfähigkeit sichern.

Die App soll dem Kunden helfen, sich sein Endprodukt besser vorstellen zu können. Ziel davon ist es, die Kundenzufriedenheit sicherzustellen, indem Erwartungen definiert und so besser erfüllt werden können. Zusätzlich soll eine valide Basis für die Monteure geschaffen werden, um Vereinbarungen, die während des Verkaufsgesprächs getroffen wurden, besser nachvollziehen zu können.  

Die App soll funktional sein. Das User-Interface wird daher konsequent anhand der Human Interface Guidelines von Apple für iOS aufgebaut – robust, einfach und effizient.

Die Bereiche Vertrieb und Montage verfügen über eigene Menüpunkte. Jeder Bereich verfügt über verschiedene Ansichten und Funktionen – angepasst an die notwendigen Anforderungen des jeweiligen Bereichs. 

Um die Kundenzufriedenheit zu sichern, benötigt die App die Möglichkeit Feedback zu geben.

Das Unternehmen nutzt für Auftragsverwaltung, Angebots- und Rechnungserstellung sowie Buchhaltung die Cloud-Software sevDesk. Über die offene Schnittstelle des Anbieters (API) wurde eine Anbindung an die Vertriebs-App realisiert. sevDesk besitzt weiterhin die Datenhoheit für die Kundendaten und stellt diese über eine Synchronisierung an die App bereit.

So kann der Vertriebsmitarbeiter von unterwegs neue Kunden im System anlegen und auf bestehende Kundendaten zugreifen. Neue Angebote oder Aufträge können zukünftig aus der App heraus, direkt in sevDesk angelegt werden, sodass diese zur weiteren Bearbeitung durch den Vertriebsinnendienst bis hin zur Fakturierung zur Verfügung stehen. Eine händische Doppelpflege wird somit vermieden.

Monteure im Außendienst können sich die für Ihren Auftrag benötigten Dokumente direkt auf dem iPad aufrufen und somit die mit dem Kunden vereinbarten Montage-Leistungen anhand der vorliegenden Dokumente prüfen und direkt vom Kunden abnehmen lassen.

Die Möglichkeit die App auch offline verwenden zu können, macht den Nutzer unabhängig von WLAN- und Mobilfunkverbindung. Eine Synchronisierung sorgt dafür, dass während des Einsatztages gemachte Eintragungen in der App zum Dienstende übertragen werden.

Das Design wurde speziell für interne Prozesse entwickelt. Die einfache Bedienung steht dabei im Vordergrund. Das User-Interface wurde daher an die Human Interface Guidelines von Apple angelehnt, die für hohe Funktionalität und Qualität stehen. Eine wichtige Rolle spielt die ästhetische Integrität, die bestimmt, wie konstant das Erscheinungsbild und das Verhalten einer App zu ihrer Funktion ist. Eine App, die Menschen bei der Ausführung ihrer Arbeit unterstützt, soll beispielsweise durch subtile, unauffällige Grafiken, Standardsteuerelemente und Intuition, hervorstechen. Das Design ist also klar und verzichtet auf Verzierungen, die den Fokus von den wesentlichen Inhalten ablenken. Der Text ist leicht lesbar und das moderne, übersichtliche Design hebt die wichtigen Inhalte hervor. Visuelle Ebenen vermitteln Hierarchien und erleichtern das Verständnis. Die Kontrastfarben ist an das Corporate Design des Kunden angepasst.

Die App stellt jedem Mitarbeiter einen eigenen Funktionskosmos zur Verfügung. Durch die Verbindung der einzelnen Welten wird wertvolle Zeit eingespart. Die automatisierte Auftragsbearbeitung erspart die händische Aufnahme durch das Backoffice, so dass dieses mehr Zeit in andere Arbeitsbereiche investieren kann.

Eine übergeordnete Medienansicht enthält Bildmaterialen und Skizzen sowie Vorher- und Nachher-Photographien. 

Jeder Vertriebsmitarbeiter verfügt in seinem Kosmos über ein eigenes Konto, in dem er neue Aufträge anlegen kann. Anschließend stehen dem Vertriebsmitarbeiter verschiedene Funktionen zur Auswahl, um das Produkt den Kundenwünschen entsprechend, zu individualisieren. 

Der Monteur hat in seinem Kosmos die Möglichkeit, sämtliche Aufträge abzurufen. Die Auftragssuche kann per Kundenname, -wohnort oder -nummer erfolgen. Durch einen Klick auf den entsprechenden Auftrag, gelangt er in die Datenmaske. Hier hat er die Möglichkeit, sich die benötigten Unterlagen herunterzuladen, um auch offline auf diese zugreifen zu können. Zum Download bereit stehen Maßskizzen sowie detaillierte Angaben zur Konfiguration, die für die Montage wichtig sind, wie spezielle Teile oder Größen. Der Download erfolgt als PDF (zum Beispiel bei Richtlinien und Brandschutzbestimmungen) oder als Bild (zum Beispiel bei Maßskizzen). Bei fehlenden Teilen oder anderen Problemen, die die Fertigstellung der Montage verhindern, besteht die Möglichkeit, einen Folgeauftrag anzulegen oder Nachbestellungen zu tätigen. 

Um sich langfristig am Markt zu etablieren oder seine Position zu sichern, ist die Kundenzufriedenheit unabdingbar. Die neue App enthält deswegen die Möglichkeit, Kunden-Feedback zu geben.

Sind alle Daten konfiguriert und die Kaminkassette produziert, folgt die Montage beim Endkunden zu Hause. Über die App können im Anschluss Kundenbewertungen aufgenommen werden. Damit ein Auftrag final beendet wird, bedarf es dieser Zufriedenheitsbestätigung für eine nachhaltige Qualitätssteigerung. 

Die App fügt alle Arbeitsprozesse sinnvoll zu einer Reaktionskette zusammen. Vom Vertrieb und der Auftragsannahme über die Produktion und Montage, bis hin zum Projektabschluss über das Kundenfeedback, gelingt der schnellere Ablauf. Das schafft Zufriedenheitsgarantie, sowohl bei den Mitarbeitern als auch dem Endkunden und macht das Unternehmen zukunftsfähig.

Die interne Kommunikation wird verbessert und beschleunigt, was zu einer höheren Zufriedenheit der Arbeitnehmer führt. Effiziente Abläufe und digitale Strukturen heben die Qualität des Unternehmens auf ein neues Level, denn „Der Kamindoktor“ arbeitet mit der App schneller, genauer und effizienter.