Gesteigerte innerbetriebliche Effizienz durch Intranet-Relaunch

Die Intranet-Plattform wird in erster Linie für die Mitarbeiter der Stadtwerke Bamberg entwickelt und soll sich personalisieren lassen. Die responsive Plattform soll auf allen Endgeräten funktionieren und das Miteinander der Mitarbeiter fördern, auch fern des Arbeitsplatzes. Mitarbeiter im Außendienst (z.B. Busfahrer) sollen bestmöglich eingebunden werden.

Über das Mitarbeiter-Netzwerk sollen sich verschiedene Abteilungen über Projekte informieren und austauschen können und die betriebliche Kommunikation neu aufleben lassen. Unnötige Verwaltungskosten durch die Erstellung klassischer Office-Dokumente sollen vermieden und durch eine verlässliche, kollaborative Dokumentation ersetzt werden. Das Intranet soll Effizienz schaffen bei geringer technischer Anforderung.

In einem Benchmarking-Prozess im Rahmen der Technologie-Beratung werden Software-Lösungen ermittelt, die für die Umsetzung des neuen Intranets infrage kommen. Dabei werden relevante Kriterien wie technische Funktionen, Benutzerfreundlichkeit und Wirtschaftlichkeit verglichen und in der Entscheidung berücksichtigt. 

Als Lösung mit dem größten Nutzen für diese spezifische Anforderung empfahl sich TYPO3, das sich optisch wie inhaltlich nahtlos auf die Anforderungen der Stadtwerke Bamberg anpassen lässt. Das CMS setzt bei bereits etablierten Standardeinstellungen an und wird fortan für die technische Umsetzung verwendet. Zeitgleich wird über eine Umfrage unter den Mitarbeitern der Ist-Zustand hinsichtlich des bestehenden Intranets ermittelt und zukünftige Nutzeranforderungen erhoben. Man möchte die Mitarbeiter als Nutzer kennenlernen und deren Verbesserungswünsche im neue Intranet berücksichtigen.

Für eine einheitliche Darstellung im Intranet und allen weiteren Online-Kanälen, wird die optische Anmutung der Stadtwerke auf ein neues Level gehoben, neu interpretiert fürs Web. Der Card-Sorting-Workshop dient dabei als erste Grundlage für das neue Design. Bestehende Online-Medien werden miteinander verglichen und Ideen gesammelt, so tastet man sich langsam an den neuen Look heran. Die Farben der alten Website werden beibehalten, aber frischer präsentiert und an modernen Ansprüchen orientiert. Über das Paper-Prototyping werden dem Kunden die gesammelten Skizzen des Workshops vorgelegt und gemeinsam abgerundet. Es entsteht eine erste visuelle Anmutung, aus der sich Wireframes und das erste Moodboard ableitet.

Die anfänglichen Entwürfe des Moodboards sind stimmig und werden in der finalen Version übernommen. Direkte Absprache und agile Zusammenarbeit formen am Ende das vom Kunden gewünschte Produkt und verleihen dem Intranet einen einheitlichen Look. 

Parallel zum Intranet entsteht ein einheitliches Design-System zur zentralen Änderung von Designkomponenten für die verschiedenen Websites und digitalen Anwendungen der Stadtwerke Bamberg. Das Intranet baut sich aus diesen Komponenten auf und reiht sich mit der neuen Konzern-Website nahtlos in den Online-Auftritt der Stadtwerke Bamberg ein.

Über das Frontend-Editing im Open-Source-CMS TYPO3 können die Mitarbeiter ihr Intranet-Profil individuell gestalten, Gruppen anlegen und bearbeiten, Nachrichten oder Artikel posten, Kommentare hinterlassen und neue Inhalte einpflegen. Eine Benachrichtigungsfunktion informiert über Neuigkeiten seit dem letzten Login. Jeder Mitarbeiter kann sich seinen eigenen Kosmos zusammenstellen. Der Social-Media-Charakter steigert die Akzeptanz und erleichtert die Integration in den Arbeitsalltag durch bekannte und gelernte Elemente.

Benutzerfreundlich erweist sich auch der direkte Import personenbezogener Daten, da sich TYPO3 über Schnittstellen nahtlos in das Active-Directory-System der Stadtwerke Bamberg einbinden lässt. Der Verzeichnisdienst liefert über eine LDAP-Anbindung die Microsoft-Accounts der Mitarbeiter für das Intranet, sodass doppelte Logins entfallen.

Ein Search-Centered-Design-Ansatz vermeidet das Klicken durch Hierarchien. Die Suchfunktion wird auf der Startseite vorangestellt. Bei Suchanfragen indexiert eine SOLR-Engine die Website, der Ergebnissatz wird nach Relevanz geordnet ausgegeben. Die Installation der SOLR-Search ist sowohl eine technische, als auch eine konzeptionelle Maßnahme. Das intelligente System kann Synonyme erkennen, Tippfehler korrigieren und Suchvorschläge anzeigen und ist in seiner Performance gut geeignet für den effizienten Umgang mit großen Datenmengen. So werden die angefragten Inhalte individuell generiert.

Die neue Intranet-Plattform der Stadtwerke Bamberg schafft effiziente betriebliche Kommunikationsabläufe, sowohl zwischen den verschiedenen Abteilungen als auch zwischen Geschäftsführung und Mitarbeitern. Das Intranet erweist sich als sichere Datenbank, die innerbetriebliche Informationen bündelt und aufwendige Dokumentationen mit doppelter Datenpflege vermeidet. Der schnelle Zugriff auf Dateien sowie beschleunigte Informationsströme gestalten Arbeitsabläufe effizienter und die Mitarbeiter der Stadtwerke Bamberg können sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren. Das Intranet wurde durch die kundenorientierte Umsetzung sehr schnell von der Belegschaft angenommen und ist inzwischen fester Bestandteil des Unternehmens.